Communiceren via Whatsapp en privacy – in de kinderopvang

Tijdens een training bij een kinderopvangorganisatie kreeg ik een mooie vraag over communiceren via Whatsapp en privacy.

“We communiceren als team via whatsapp, maar vanwege de wet AVG mogen we geen namen van kinderen noemen. Dan gebruiken we afkortingen, maar dan weet niemand meer over wie het gaat. Kunnen we niet gewoon de naam noemen? Dan is het veel helderder.”

Een begrijpelijke vraag, want natuurlijk wil je helderheid over welk kind het betreft.

Maar terwijl ik luisterde dacht ik:

‘Er wordt hier via whatsapp gecommuniceerd over kinderen, en dat is eigenlijk niet het beste kanaal.’

Whatsapp zorgt snel voor misverstanden omdat mensen berichten anders kunnen interpreteren.

Bovendien weet ik niet hoe betrouwbaar whatsapp eigenlijk is voor dit soort gevoelige informatie.

Mijn advies was duidelijk:

Gebruik voor dit soort communicatie geen whatsapp. Als het echt belangrijk is, bel elkaar of bespreek het op werk. Dan kun je goed overleggen zonder privacy-risico’s.

Als je als beleidsmaker of aanstuurder dossiervorming belangrijk vindt (en over het algemeen vindt iedereen in de kinderopvang dossiervorming belangrijk: managers, zorgcoördinatoren, directeuren, houders van kinderopvangorganisaties of in het onderwijs), zorg dan ook voor goede facilitatie.

Hoe kunnen medewerkers veilig en laagdrempelig communiceren, zodat ze niet veroordeeld zijn tot schriftjes of whatsapp-groepen?

Het is ook heel klachtwaardig als er geen goed dossier wordt gevoerd.

Zonder goede communicatiemiddelen ontstaan dit soort dilemma’s.

En dat helpt niemand.

Niet de medewerkers, niet de kinderen, niet de organisatie.

Steeds vaker hoor ik professionals zeggen dat ze “aan dossieropbouw doen”. Wat ik juist aanleer is: alles wat je opvalt, ruikt of verbaast – alles waarvan je denkt ‘hier maak ik me zorgen over’ – is het waard om bespreekbaar te maken.

Natuurlijk zijn er uitzonderingen waarbij direct delen niet verstandig is, bijvoorbeeld bij vermoedens van eerwraak of ernstige mishandeling. In zulke situaties overleg je eerst met experts. Maar in de meeste gevallen kun je zorgen gewoon open bespreken met betrokkenen – kinderen, ouders of verzorgers moeten weten waar jij mee zit. Wees concreet en objectief; vermijd aannames en oordelen. Heb je een hypothese? Leg dan uit hoe die tot stand kwam.

Het zorgvuldig vastleggen van signalen van kindermishandeling en huiselijk geweld is essentieel in onderwijs en kinderopvang.

Transparantie en veiligheid staan voorop.

Niet:

➡️ “Bewijsmateriaal” verzamelen buiten het officiële dossier, zoals in schriftjes – zonder dit te bespreken met ouders of verzorgers

➡️ Bewijs verzamelen alsof het jouw taak is iemand ergens op vast te pinnen

Wel:

➡️ Overleg structureel met collega’s (wekelijks teammeeting?) en leg gesprekken en besluiten goed vast

➡️ Continu delen wat opvalt én afspraken maken als dingen bijgehouden worden (“zullen we samen even kijken hoe vaak dit gebeurt?”)

➡️ Noteer altijd objectief en feitelijk wat je ziet of hoort

Niet: “Afwezige moeder”

Maar: “Moeder reageert niet op vragen van haar kind en kijkt tijdens het ophalen voortdurend op haar telefoon.”

Niet: “Ouders staan niet open voor hulp”

Maar: “Ouders geven aan het aanbod voor een gesprek met de jeugdverpleegkundige niet nodig te vinden en willen hier niet op ingaan.”

Alleen bij serieuze risico’s voor veiligheid gelden andere regels; soms moet informatie tijdelijk geheim blijven voor ieders bescherming, maar zelfs dan geldt altijd overleg met deskundigen.

Echte dossieropbouw bestaat eigenlijk niet als iedereen open communiceert over signalen die ze zien en deze tijdig bespreekbaar maakt binnen afgesproken kaders van samenwerken en verslaglegging.

Zo voorkom je verrassingen én werk je betrouwbaar samen rondom kinderen (of volwassenen) die zorg nodig hebben.