Durven handelen: waarom we afspraken moeten nakomen

Op de eerste dag van de training Aandachtsfunctionaris Huiselijk Geweld en Kindermishandeling bespreek ik altijd samen met de groep echte casuïstiek van de werkvloer. Aan het einde van de casuïstiekbespreking stel ik altijd de vraag: weet je nu wat je te doen staat? 

Die vraag stel ik bewust, omdat we vaak casussen bespreken zonder duidelijke afspraken of eigenaarschap achteraf. Iemand zou contact opnemen met Veilig Thuis; dat leek goed geregeld.

Op dag twee kom ik hier altijd op terug tijdens het inchecken bij de groep: hebben degenen die vorige keer iets moesten doen dit ook echt opgepakt? 

Het antwoord dat volgde, maakte me meteen alert. “Nou ja, het was toch niet nodig. We zien het gedrag niet meer, dus we hebben niet gebeld naar Veilig Thuis.”

Ik wist de details van de casus niet meer – ik laat casuïstiek bewust achter bij de opdrachtgever. Maar ik zei meteen: ‘Dit raakt de kern van een veel voorkomend probleem. Ik zie heel vaak dat organisaties besluiten actie te ondernemen – en dan toch een uitweg zoeken. Een “way out” om niet te hoeven doen wat we eigenlijk allemaal lastig vinden.

Het is menselijk om te zoeken naar de makkelijkste weg. Niemand belt graag naar Veilig Thuis. Niemand voert graag moeilijke gesprekken met ouders. Maar als we deze uitgang nemen, ontstaat er een gevaarlijk patroon.

De golfbeweging van zorgen

Problematiek verloopt zelden lineair. Het is eerder een golfbeweging – je ziet zorgen, dan lijkt alles weer goed, en plotseling zijn de problemen er weer. Deze natuurlijke fluctuatie wordt vaak misbruikt als reden om toch maar geen actie te ondernemen.

Maar hier zit de valkuil: als je bij de eerste golf van zorgen niet handelt, sta je bij de tweede of derde golf al “tien-nul achter”. Niet alleen jij als professional, maar ook de ouders of verzorgers. Door niet eerlijk en transparant te zijn vanaf het begin, bouw je een achterstand op die moeilijk in te halen is.

De verborgen gevolgen van niet-handelen

Wat gebeurt er als we onze afspraken niet nakomen?

Geen dossiervorming – Er ontstaat geen documentatie van je zorgen en observaties. Bij overdracht naar een collega ontbreekt cruciale informatie.

Verlies van overzicht – Zonder geschiedenis mis je patronen en verbanden die essentieel kunnen zijn voor het begrijpen van de situatie.

Klachtwaardigheid – Het niet nakomen van gemaakte afspraken kan leiden tot klachten en ondermijnt je professionaliteit.

Gemiste kansen – Door niet te handelen mis je mogelijkheden om vroegtijdig in te grijpen en erger te voorkomen.

Tijdens die training bleek later dat er toch wel degelijk flinke zorgen waren over het gedrag van de ouders. Er moest overleg komen met Veilig Thuis en een gesprek met de ouders.

Dit bevestigt waarom het zo belangrijk is om vol te houden wat we hebben afgesproken. Onze eerste indruk, onze eerste zorgen, zijn vaak terecht. Het feit dat we ze even niet zien, betekent niet dat ze weg zijn.

Praktische tips voor professionals

Maak concrete afspraken – Eindig elke casuïstiekbespreking met de vraag: “Wat ga je precies doen en wanneer?”

Bouw controle in – Plan momenten in om te checken of afspraken zijn nagekomen.

Documenteer alles – Leg vast wat je ziet, wat je doet, en waarom je bepaalde keuzes maakt.

Erken je eigen weerstand – Het is normaal om moeilijke gesprekken te willen vermijden, maar erken dit gevoel in plaats van er aan toe te geven.

Denk aan het kind – Bij twijfel: wat is het beste voor het welzijn van het kind?

Wat betekent dit voor jouw organisatie?

Deze ervaring roept belangrijke vragen op voor beleid en organisatie. Hoe zorg je ervoor dat dit soort situaties niet meer voorkomen? Hoe creëer je een cultuur waarin afspraken worden nagekomen?

Proactieve communicatie vanaf de intake

Begin al bij de intake het gesprek over open communicatie. Zeg tegen ouders en verzorgers: “Als er iets is wat ons opvalt, dan zullen we dit met jullie bespreken. Dat vinden we belangrijk om goed contact te hebben over jullie kind die we opvangen.”

Maak dit wederzijds: “Tegelijkertijd, als jullie zorgen hebben over iets wat bij ons speelt op de kinderopvang, vragen we jullie ook om contact met ons op te nemen.” Zo leg je vanaf het begin de basis voor laagdrempelige, open communicatie.

Structurele aandacht voor ‘weggeëbde’ zorgen

Als beleidsmaker, aanstuurder of manager is het essentieel om regelmatig te checken: zijn er zorgen aanwezig waarvan je eerst dacht “hier moet iets mee”, maar die misschien zijn weggeëbd? Zorgen waarbij het team heeft besloten om toch geen actie te ondernemen?

Focus niet alleen op de kinderen die nu de aandacht hebben, maar vraag jezelf ook af: welke kinderen hebben eigenlijk geen focus meer of zijn uit de focus geraakt? Ook zij hebben aandacht nodig.

Omgaan met verschillende meningen in het team

Soms zitten teamleden niet op één lijn. De ene collega vindt dat er meer moet gebeuren, de ander niet. Deze verschillen van inzicht zijn waardevol – ze dwingen tot nadenken en discussie. Zorg ervoor dat deze gesprekken gevoerd worden en dat er uiteindelijk duidelijke afspraken ontstaan die door iedereen worden gedragen.

De kracht van eerlijkheid

Transparantie en eerlijkheid vanaf het begin zijn professionele vereisten én ze zijn de basis voor effectieve hulpverlening. Door onze afspraken na te komen, ook als het moeilijk is, bouwen we vertrouwen op en creëren we de beste kansen voor alle betrokkenen.